Kdo že je vlastně zadavatel veřejných zakázek

Velmi zjednodušeně řečeno je to ten kdo si chce pořídit něco za státní peníze. Tedy z rozpočtu nebo i jen částečně z dotačního zdroje. Jsou to státní instituce, samosprávy, příspěvkové organizace. Zadavatel je ten kdo transparentním legislativním procesem zadá veřejnou zakázku dodavateli. Výsledkem procesu zadání zakázky je uzavření smlouvy s dodavatelem, její plnění vítězným uchazečem a transfer peněz od zadavatele k dodavateli. Než se tak ale stane je zapotřebí zakázku připravit, nastavit podmínky soutěže, popsat je a transparentně zveřejnit. Komunikovat vše prostřednictvím věstníku veřejných zakázek a profilu zadavatele v tu chvíli s anonymními uchazeči, přijmout od nich nabídky, vyhodnotit je, rozhodnout, oznámit vítěze, uzavřít smlouvu, publikovat jí v registru smluv. Mnoho úkonů, na mnoho z nich by mělo být vidět, v reálném čase. 

Komunikace zadavatel – soutěžitel

Veškerá uveřejňovací tíha zadávacího procesu leží na zadavateli. Ten je pod drobnohledem potenciálních účastníků soutěže a nejen jich. Na oplátku je ale má do jisté míry v moci. S ohledem na množství a kvalitu informací, které jim prostřednictvím zveřejňovacích prostředků hodlá poskytnout. Neexistuje osobní, telefonická či emailová rovina komunikace. Vše se děje kombinovaně v listinné podobě písemně a datově. Prostřednictvím nástrojů, mnohdy certifikovaných, které zadavateli poskytují určitý ochranný val.

Informace o zakázkách zadavatel uveřejňuje na svém profilu zadavatele, některé zakázky a informace o nich současně i ve věstníku veřejných zakázek, operativní nákupy by měl realizovat prostřednictvím e-tržišť.

Z pohledu dodavatele je nejdůležitější moment získání prvotní informace o tzv.„vypsání zakázky“ a to včas, nejlépe tedy v okamžiku oznámení o zakázce. Následuje sběr transparentně dostupných a relevantních informací o zakázce. Od této chvíle rovněž běží lhůty na prohlídku, na možné dotazy, na vypracování a podání nabídky. 

Hlavní nešvary

První je systémový. Profily zadavatelů, prostřednictvím kterých zadavatelé vytrubují do světa informace o svých zakázkách, nejsou až na výjimky procesní nástroje, ale jen jakési vývěsní tabule. Neobsahují procesní certifikaci. Nástroje tedy připomínají nástěnku z hobry z analogového světa s reznoucími připínáčky. Certifikace se týká pravosti toho, kdo a kdy na nástěnku něco přišpendlil. Za obsah však ručí obsluha. Jak ve filmu Pelíšky, kdy se vedle jídelníčku objevil na nástěnce plakát Rolling Stones. Tyto uveřejňovací systémy zadavateli umožňují publikovat i zcela nesprávné, neúplné či žádné informace. Poskytovatelů takovýchto produktů je více jak padesát a jejich produkty se od sebe značně liší funkčně i vizuálně. Zezadu je tedy krmí informacemi zadavatel na svoji plnou odpovědnost, bez validace a elementární kontroly. Pro dodavatele je pak dohledávání informací v takovýchto různorodých, nejednotných systémech doslova prodírání se džunglí. Přitom by postačil jeden společný jednotný registr zakázek. 

Formální nedostatky

Budou se vám zdát až směšné, ale věřte, že umí dodavatele při pídění se po relevantních informacích o VZ pěkně potrápit. Formuláře zakázky publikované na věstníku, tedy formuláře jedné a téže zakázky se mnohdy liší ve svém identifikátoru zakázky. Lze se jen domnívat, že formuláře k sobě patří. Někdy je místo názvu zadavatele uveden název zakázky. Jindy chybí identifikace zadavatele. Obecné názvosloví v názvu zakázky uvozené „vatou“ – Výběrové řízení na dodavatele… což je každé výběrové řízení.

Správně je např.:

• „Mateřská škola – projektová dokumentace rekonstrukce“
• „Mateřská škola – tdi“
• „Mateřská škola – zhotovitel rekonstrukce“ 

V seznamu názvů zakázek, který je často omezen na cca třicet znaků čtete pod sebou jen „vatu“ a podstata vám uniká.  

Negramotnost nebo sabotáž?

URL odkazy, které mají mířit z formuláře věstníku publikovaného „Oznámení o zakázce“ – na detail zakázky publikované na profilu zadavatele mají několik problémů.

Odkazy – jsou zpravidla příliš obecné a vedou jen na profil zadavatele. Musíme pak hledat zakázku v nepřehledném seznamu na profilu zadavatele ručně, což je někdy nadlidský úkol. Odkazy – jsou nesprávné/chybné, nic se tak nedozvíme neboť odkaz je nefunkční, nikam nevede a nic se v prohlížeči nezobrazí, nebo odkazuje na neexistující stránku.

Odkazy nejsou uvedeny vůbec. Přitom na profilu hledáme detailní informace – data a dokumenty, podklady k vypracování nabídky. 

Poskytnutá zadávací dokumentace je ve formátu PDF (jako fotka), součástí dokumentu jsou často i přílohy, které mají plnit funkci VZORu. Práce s takovým dokumentem je obtížná, nelze z dokumentu nic vykopírovat a s dokumentem pracovat.

Názvosloví přiložených dokumentů uvozených obecně „Příloha zadávací dokumentace č.. „ opět terminologická „vata“. V seznamu dokumentů nelze rozpoznat, o jaký dokument se vlastně jedná. Uživatel by očekával z názvu návodný elementární popis obsahu dokumentu.

Chaotické pořadí či číslování dokumentů, často nebývá uveden celkový počet v seznamu dokumentů, nevíte kolik čeho je. Někdy je dokument pouze jeden. ZIP a v něm je vše, jen nevíte co. Nelze z něj získat bezprostředně obsah.

Dodatečné informace – jejich existence je obrazem nepřesnosti, mnohoznačnosti výkladu, nesrozumitelnosti poskytnuté dokumentace nebo nejednoznačnosti formulací, nicméně je to další cenný zdroj informací. Někdy však i zavádějící. Odpovědi ještě více zatemní již tak nejasnou informaci či detail.

Opravné formuláře ve věstníku – týká se většinou posunu lhůty pro podání nabídek. Ta je vyvolána poskytnutou dodatečnou informací. Posun termínu je tedy alibi vůči nově sdělené skutečnosti. Nevětší vrchol ignorance zadavatele je potom zveřejnění změny lhůty pro podání nabídky v den podání nabídky.

Je vidět, že v této oblasti je hodně prostoru pro to, aby úřednický aparát dodavatelům ulehčil práci při přípravě jejich nabídek. Nikoho to ale pravděpodobně moc nepálí.